O dia sempre conta com 24 horas, então fazer com que seu dia renda é crucial. Há duas maneiras de aumentar sua produtividade – ou trabalhe mais ou trabalhe de forma inteligente. Ser mais produtivo no trabalho não é algo de outro mundo, mas requer ser mais deliberado na forma em que você gerencia seu tempo. Mostraremos 15 maneiras simples, mas efetivas, para aumentar sua produtividade no trabalho.
1. Acompanhe e limite quanto tempo você dedica em tarefas
Você pode achar que sabe quanto tempo está gastando em várias tarefas; porém, alguns estudos sugerem que apenas cerca de 17% das pessoas são capazes de estimar precisamente o tempo que passa trabalhando em determinada tarefa. Algumas ferramentas, como aplicativos, podem ajudá-lo pois informa exatamente quanto tempo se gasta em suas tarefas diárias, incluindo o tempo em mídias sociais, emails e aplicativos.
2. Faça pausas regularmente
Pode soar contraintuitivo, mas fazer pausas com horário marcado pode ajudar com a concentração. Alguns estudos mostram que pausas durante longas tarefas te ajudam a manter um nível constante de performance; enquanto trabalhar em uma tarefa sem pausas levam a um declínio.
3. Estabeleça um prazo de entrega
Normalmente imaginamos que o estresse é algo negativo, porém, um nível de stress controlável pode auxiliar em nos focar e atingir uma meta. Para projetos e tarefas que não têm data certa de entrega, tente dar a você mesmo uma data limite e siga a risca. Você ficará surpreso em descobrir o quão focado e produtivo você pode ser quando está de olho no relógio.
4. Siga a “regra dos dois minutos”
O empreendedor Steve Olenski recomenda implementar a “regra de dois minutos” para aproveitar ao máximo as pequenas janelas do tempo que você tem no trabalho. A ideia é a seguinte: se você olha uma tarefa ou ação que pode ser feita em dois minutos ou menos, faça-a imediatamente. Segundo Steve, completar uma tarefa na hora leva menos tempo do que ter de voltar a ela depois. Implantar isso fez com que ele se tornasse um dos estrategistas de conteúdo online mais influentes.
5. Diga não às reuniões
Reuniões são uma das atividades que mais demandam tempo e, ainda assim, nós continuamos a agendá-las, atendê-las e, inevitavelmente, queixar-se delas. De acordo com Atlassian, um trabalhador de escritório gasta cerca de 31 horas todos os meses em reuniões improdutivas. Antes de marcar uma reunião, pergunte a si mesmo se é possível atingir o mesmo objetivo via email, telefone ou reunião online (que podem ser um pouco mais produtivas).
6. Faça reuniões em pé
Se você realmente precisa fazer uma reunião, existem evidências de que reuniões em pé (é exatamente isso – todos ficam de pé) podem resultar em um aumento do entrosamento entre as pessoas, diminuição da territorialidade e melhor performance em grupo.
7. Não faça muitas tarefas ao mesmo tempo
Enquanto tendemos a pensar que a habilidade em executar muitas funções ao mesmo tempo como uma importante aptidão para aumentar a eficiência, o contrário pode ser verdadeiro. Alguns psicólogos descobriram que tentar lidar com muitas tarefas pode resultar em perda de tempo de produtividade. Ao invés disso, se comprometa a uma única tarefa por vez antes de ir para o próximo projeto.
8. Tire vantagem do tempo em transporte público
Isso serve para qualquer tempo extra que você tenha em mãos, segundo a autora Miranda Marquit. Ao invés de utilizar esse tempo em redes sociais ou aplicativos de jogos, use-o para responder rapidamente alguns emails, criar uma lista das tarefas do dia ou fazer um brainstorm.
9. Desista da ilusão da perfeição
É comum para empreendedores ficarem presos em um afazer ao tentar deixar tudo perfeito – a realidade é que nada é perfeito. Não perca tempo indo atrás dessa ilusão – faça a tarefa dando seu máximo e vá para a próxima tarefa. É melhor completar a tarefa e tirá-la da sua lista; se for necessário, você sempre pode voltar para ajustar ou melhorar depois.
10. Faça pausas para exercícios
Utilizar o tempo de trabalho para se exercitar pode ajudar a aumentar sua produtividade, de acordo com um estudo publicado no Journal of Occupational and Environmental Medicine. Se possível, marque horários durante a semana para caminhar ou ir à academia.
11. Seja proativo, não reativo
Deixar que telefonemas e emails ditem como vai ser seu dia significa que você faz um ótimo trabalho em lidar com problemas – mas pode ser que seja só isso que você consiga cumprir no dia. Peter Daisyme da companhia Hostt diz: “separe um tempo para responder a emails, mas não deixe que eles determinem como será seu dia. Tenha um plano de ataque no início do dia e faça o melhor para segui-lo”.
12. Desligue as notificações
Ninguém consegue resistir a verificar o email, mensagem de voz ou mensagem de texto quando há notificação. Durante seu horário de trabalho, desligue as notificações e tenha certos horários para checar seus emails e mensagens. Isso é parte de como ser proativo ao invés de reativo.
13. Trabalhe em intervalos de 90 minutos
Pesquisadores da Universidade do Estado da Flórida descobriram que atletas de elite que trabalham em intervalos de não mais que 90 minutos são mais produtivos do que aqueles que trabalham mais de 90 minutos.
14. Presenteie-se com algo bonito de se olhar
Pode soar improvável, mas alguns estudos mostraram que ter um escritório com elementos esteticamente agradáveis – como plantas – pode aumentar em até 15% a produtividade.Então pegue fotos, velas, flores ou alguma coisa que te faça sorrir e coloque-os no escritório.
15. Minimize as interrupções
Ter um colega de trabalho aparecendo em sua sala para conversar parece inofensivo, mas mesmo pequenas interrupções parecem mudar o padrão em que se trabalha, assim, diminuindo a produtividade. Minimizar interrupções pode significar ter de limitar um horário em seu escritório, deixar sua porta fechada ou fazer home office para projetos com data limite próximo e precisam ser finalizados com mais urgência.
Se você sente a necessidade de aumentar sua produtividade no trabalho, resista a tentação de aumentar sua carga horária no seu calendário já cheio. Ao invés disso, dê um passo para trás e pense em maneiras em que você pode trabalhar de forma inteligente.